Pět rad, kterých se držte při uzavírání nájemní smlouvy na kancelář

Zdroj: Hospodářské noviny, 27. 5. 2011
Autor: Tomáš Hülle

Jak na kanceláře? Příliš dlouhé výpovědní lhůty, vysoký nárůst nájemného vlivem inflace nebo neočekávatelné smluvní pokuty jsou jen některé z problémů, kterým se dá předejít při vyjednávání nájemní smlouvy na kancelářské prostory. Díky důsledkům ekonomické krize mají nyní nájemci větší šanci podobu smluv ovlivnit a vylepšit tak podmínky ve svůj prospěch.

Období ekonomické krize nepřineslo pouze negativa, ale současně pro nájemce kancelářských prostor i velkou možnost získat mnohem výhodnějších podmínky nájmu. Po období hojnosti, kdy podnikatelé museli přistupovat prakticky bez vyjednávání na podmínky pronajímatelů, se situace otáčí a nájemci mohou významně podobu smluv ovlivnit. “Nájemci by si měli dát pozor, protože mají možnost si nastavit vztah na období například následujících pěti let, a dokud tuto pozici mají, měli by jí využít,” popisuje současnou situaci Jan Lehký, advokát Glatzová & Co.

HN proto přinášejí několik tipů, které mohou nájem kancelářských prostor a pozici nájemce významně ovlivnit.

1. Automatické zvyšování nájmu

Hodnota peněz se v čase mění, což se snaží pronajímatelé zohlednit už při sjednávání výše nájemného. Většinou se tak do nájemní smlouvy pokusí zapracovat tzv. inflační doložku. Ta slouží k tomu, aby se u několikaletých smluv nájem vázal na vývoj inflace. Pro nájemce to může být problém tehdy, když dojde k velkému nárůstu inflace a tím i k automatickému významnému nárůstu nájemného.

Nájemcům se proto doporučuje zavést maximální stropy, nad které již nájemné ani po zohlednění inflačních doložek nebude moci stoupat. Na takové stropy však pronajímatelé často nechtějí přistupovat. “My jsme to v jednom případě řešili tak, že když se nájemné zvýšilo nad určitou úroveň, tak mohl nájemce od smlouvy odstoupit,” popisuje David Skopal, partner Pokorný, Wagner & spol.

2. Přesná podoba provozního řádu

Provozní řád se přikládá ke smlouvám. “Běžně se mi stalo při zastupování nájemce, že nám pronajímatel tvrdil, že provozní pravidla ještě nejsou hotová a že je dostaneme při podpisu smlouvy,” vzpomíná Lehký. V praxi tak nájemce při podpisu nájemní smlouvy často nemá možnost se s řádem seznámit. Vyplatí se ale prostudovat si tento dokument i dodatečně, protože pravidla v některých případech mohou obsahovat i smluvní pokuty. Ty však nemusí být platné, přestože je mnoho nájemců raději dobrovolně zaplatí. Pronajímatel má navíc obvykle právo jednostranně provozní pravidla změnit a stanovit si tak další poplatky. Opatrnost při vyjednávání o podobě a způsobu změny provozního řádu tak může nájemci ušetřit nemalé peníze.

3. Úprava nebytového prostoru

Ještě před nastěhováním do kancelářských prostor by si měl nájemce co nejpodrobněji smluvně ošetřit, jakým způsobem a v jakých termínech dojde k úpravě kanceláří. “Pokud tam bude chybět úprava součinnosti pronajímatele, tak potom nebude nájemce samozřejmě schopen upravit prostor včas a najednou začne plynout doba nájmu a nájemce bude platit nájem za nepoužitelné prostory,” říká Lehký. Kromě toho mohou nájemci dokonce hrozit smluvní pokuty za pozdní úpravu prostor. Doba pro úpravu kanceláří se pohybuje většinou v řádu jednoho až dvou měsíců. Pokud si strany stavební úpravy kanceláře výslovně smluvně neupraví, bude povinen provést veškeré úpravy nájemce. Podle Lehkého často ve smlouvách zcela chybí také zmínka o tom, jak se bude postupovat, pokud budou mít prostory nějaké vady.

Kromě samotné úpravy kanceláří je vhodné si ošetřit i vlastnické vztahy a nakládání s příslušenstvím v kanceláři. Během nájemní doby totiž může nájemce vybavením hodnotu kanceláře výrazně navýšit a na konci vztahu by to mohlo způsobit oběma stranám komplikace při vyrovnání.

4. Nefunkční kancelář

Velice nevýhodně pro nájemce může být upravena i situace v případě, kdy dojde k nějakému problému s chodem kanceláře, například nebude fungovat elektřina. Pronajímatel má povinnost tuto vadu odstranit, ale lhůta pro toto odstranění může být nastavena pro některé případy i v řádu měsíců, a to bez možnosti nájemce od smlouvy odstoupit. “Paradoxní je, že pronajímatel poruší smlouvu, vy budete platit nájem a budete stejně omezeni v užívání kancelářských prostor,” uvádí Lehký. Doporučuje se proto stanovit kratší překlenovací lhůtu, například 10 dní, upravit povahu jednotlivých vad a přesně i situace, kdy bude mít nájemce možnost od smlouvy odstoupit. Pronajímatel v podobných situacích většinou není ochoten jednat o smluvní pokutě, ale nájemce může v těchto případech využít pojištění.

5. Výpovědní lhůta

“Nájemní smlouvy se v Česku uzavírají většinou na dobu pěti, maximálně sedmi let. V dnešní době se akceptují i tři roky, hlavně aby se prostory pronajaly,” říká Lehký. Během této doby však strany mohou chtít nájem ukončit. Nájemce se však přinejmenším před příchodem ekonomické krize dostával do situací, kdy pronajímatel mohl smlouvu snadno ukončit, naopak nájemce prakticky žádnou šanci neměl.

“Výpovědní lhůty bývají až 12 měsíců, což může podnikatele významně omezovat, protože musí dodržovat závazky ze smlouvy a platit současně i nájem,” říká Skopal. V případě kancelářských prostor se navíc jedná o smlouvu uzavřenou mezi dvěma podnikateli, a proto není možné se po dohodě na délce výpovědní lhůty již odvolávat na její nemravnost nebo rozpor s obchodními zvyklostmi. Podle Skopala je to logické, protože financující banky naopak po pronajímateli vyžadují dlouhodobě zajištěné cash-flow. Při uzavírání smluv tak nájemci musí dostatečně zvážit svůj byznys plán, aby byli schopni smlouvu ukončit a současně tento odchod netrval příliš dlouho. Po uzavření nájemní smlouvy je šance na její změnu už jen minimální.

Paradoxní je, že pronajímatel poruší smlouvu, vy budete platit nájem a budete stejně omezeni v užívání kancelářských prostor.
Jan Lehký, Glatzová & Co.

1-2 měsíce

je obvyklá doba, kterou má nájemce na to, aby si upravil pronajatou kancelář před tím, než začne platit nájem